Todos nós agora escrevemos vários e-mails por dia: veja como fazer isso respeitando as boas regras da netiqueta
Os destinatários
Também é necessário estar atento aos destinatários do e-mail: aqueles que são inseridos no campo "Para:" são os interessados diretos, que devem responder à solicitação, enquanto em "Cc:" aqueles que apenas tem que "tomar nota" da comunicação. Responder um e-mail quando você está apenas no Knowledge Copy não é muito educado porque você está respondendo sem ser solicitado; caso seja necessário, é uma boa ideia pedir desculpas e explicar o motivo. Por exemplo, podemos responder no lugar de um colaborador ou colega que está fora do escritório, ou quando é indevidamente questionado sobre um assunto pelo qual somos diretamente responsáveis.
Privacidade
É de bom tom manter a privacidade dos remetentes / destinatários, excluindo o endereço de e-mail do remetente do texto (se você estiver encaminhando um e-mail quando o destinatário não conhece o remetente original) e usando o Cco (ou Cco, ou seja, cópia oculta) se você precisar enviar a mesma mensagem para vários destinatários que não se conhecem.
O cabeçalho e saudações
Em geral, e-mails são menos formais do que cartas de papel, portanto, podemos evitar fórmulas pomposas, como Caro, Prezado, etc. No entanto, quando se trata de correspondência comercial ou de estudo, é educado usar pelo menos um "gentio". Da mesma forma, nas saudações podemos evitar "Aproveitamos esta oportunidade para me estender verdadeiramente", mas usamos fórmulas mais concisas de respeito, como "Cordiali Saudações". Lembremos também que todos os elementos da comunicação não verbal estão faltando nos e-mails, e que o risco de ser mal interpretado é, portanto, muito alto: neste momento, mais um obrigado a mais do que ser arrogante!
Forma
A maior informalidade do meio também permite expressar-se com maior liberdade no texto: nada de fórmulas ou frases notariais, expressões como "10 da manhã". - muito melhor em 10 ou 10 de maio deste mês - etc. Além disso, um uso mais casual de "você" também é permitido ao falar com um colega ou fornecedor, mesmo que nunca o tenhamos conhecido pessoalmente. Se, por outro lado, costumamos dizer "ela" ao destinatário do e-mail, continuamos a fazê-lo por escrito, mas evitamos letras maiúsculas em pronomes que soam um pouco "antiquados".
Os anexos
Hoje em dia a maioria das caixas de correio pode receber arquivos muito grandes, mas muitas vezes estamos conectados através de redes móveis, e fazer o download de um pdf de 10 Mega pode demorar muito. Nestes casos, podemos comprimir os anexos com programas adequados - garantindo sempre que o destinatário os pode utilizar - ou utilizar serviços de envio como o We Transfer, inserindo um simples link de download no email. Lembre-se sempre de que é preferível que os arquivos anexados tenham nomes razoavelmente curtos que não contenham caracteres especiais, como pontuação, porque eles podem criar problemas na transcodificação de um sistema para outro.
A resposta
Basicamente, é uma boa ideia responder sempre a um email, pelo menos para dar uma confirmação do ocorrido, principalmente se for solicitado de forma explícita: é necessário manter sempre o mesmo tópico ("tópico") para preservar uma ordem estrutura histórica das mensagens enviadas e recebidas, "enganchando" uma após a outra, possivelmente evitando o envio de uma nova mensagem para um tema já em discussão. Por vezes é útil ou necessário pedir ao destinatário de um email a confirmação do recebimento da mensagem, uma espécie de aviso de recebimento: como nem sempre é obrigatório, evitamos ativar esta opção indiscriminadamente porque pode tornar-se incômoda. Quando apropriado, utilizamos a opção responder a todos, que permite que você receba a mensagem com outros destinatários em cópia, para que eles possam compartilhar as respostas deste pequeno grupo de discussão.
Spam
Muitas vezes você não percebe que está "pecando" com o spam mesmo sem tê-lo premeditado, talvez no meio do entusiasmo de tornar seu produto ou serviço conhecido ou de abrir um novo negócio, e se descobrir enviando uma mensagem publicitária sem distinção para todos endereços conhecidos. Este é um exemplo clássico de spam, que - em todas as suas formas - é muito mal visto por outros usuários da rede: é na verdade uma das formas mais incorretas e rudes de ser promovido, o que muitas vezes produz um efeito negativo, a saber exatamente ao contrário do que era esperado.
Releia, sempre e em qualquer caso
Independentemente de o destinatário ser um amigo, colega, fornecedor ou cliente importante, a mesma regra se aplica sempre: releia o texto do e-mail pelo menos duas vezes, para perceber erros de digitação e - acima de tudo - para verificar se temos escrito é claro e não se presta a mal-entendidos. Esta é uma ação obrigatória que - se esquecida - em alguns casos pode nos custar muito caro.
